Seite 168 - Version China

148
保留账户与留存记录的责任
业务负责人能够通过云计算获得各种服务,包括存储、各项业务的处理、
财务数据外包等,这些业务流程执行都完全基于
IT
业务负责人须保证能够正确且适时地了解完整的账单数据,并能永久
追踪其账户或其
IT
系统内的数据。此外,业务负责人须确保数据可经永
久稽查,并以电子档案存储。另外,需要事先明确规范是否允许外部(
Off
Premises
处理数据。这尤其适用于原始的账户资料与财政法相关,且该资
料保存在国外的情况,而国内财政法对此又有严格规定时。
一般而言,账户设计必须满足簿记有条不紊的要求。尤其要让第三方
合作厂商的专家(如审计员)对所有的交易行为都可一目了然,并在合理
的时间内得知该公司的情况。业务项目必须能够追踪原本的来源与处理的
程序。不可任意更改账目或记录,以免查不到原始资料。
当书面和其他要求的记录存放在数据载体上时,则必须确认数据是否
为永久不变、是否能够立即取得,且在整个保存期间内,这些资料是否清
晰可辨。
至于税务审计方面,税务局被授权存取所有与公司相关的电子数据,
以及所有相关税务文件的存放媒体数据。举例来说,德国与奥地利的财政
官员可通过
IT
系统获得并审计纳税人的账户资料。审计员不仅有权查验